Alarm czy sprawa niewymagająca natychmiastowej interwencji?
Pożar, podejrzenie ulatniania się gazu, wypadek z osobami poszkodowanymi lub inne bezpośrednie zagrożenie życia i zdrowia należy zgłosić pod numerem 112 lub 998. Nie należy w takiej sytuacji szukać numeru biura jednostki ani jechać do remizy. Podczas rozmowy trzeba podać dokładne miejsce zdarzenia, opisać zagrożenie i odpowiedzieć na pytania osoby przyjmującej zgłoszenie. W Mikołowie pomocne może być wskazanie nie tylko ulicy i numeru budynku, lecz także najbliższego wjazdu na teren zakładu, osiedla lub posesji. Rozmowę należy zakończyć dopiero wtedy, gdy pozwoli na to osoba przyjmująca zgłoszenie.
Inaczej wygląda kontakt w sprawie, która nie wymaga wyjazdu ratowników. Pytania dotyczące ochrony przeciwpożarowej obiektu, dokumentów związanych z kontrolą czy zgłoszenia planowanego wydarzenia należy kierować do jednostki właściwej dla danej sprawy. Przed telefonem dobrze ustalić adres obiektu, nazwę podmiotu odpowiedzialnego za jego użytkowanie oraz to, czego dokładnie dotyczy pytanie. Dyżurny numer alarmowy nie służy do uzyskiwania informacji o terminach, pismach ani wymaganiach formalnych.
Państwowa Straż Pożarna i ochotnicze straże pożarne
Jednostki Państwowej Straży Pożarnej oraz ochotnicze straże pożarne uczestniczą w działaniach ratowniczych, ale nie prowadzą identycznych spraw administracyjnych. Kwestie związane z czynnościami kontrolno-rozpoznawczymi i formalną korespondencją dotyczącą ochrony przeciwpożarowej należy wyjaśniać z właściwą jednostką Państwowej Straży Pożarnej. Do OSP można zwracać się w sprawach dotyczących działalności danej jednostki, na przykład udziału w lokalnym wydarzeniu, pokazie lub szkoleniu, jeżeli prowadzi takie działania. Sam wpis jednostki w katalogu nie oznacza, że przyjmuje ona interesantów codziennie albo przez całą dobę.
- Przed wysłaniem pisma sprawdza się, która jednostka jest właściwa dla adresu obiektu i rodzaju sprawy.
- Przy pytaniu o wydarzenie podaje się termin, miejsce, przewidywany przebieg i dane organizatora.
- Jeśli sprawa dotyczy wcześniejszej korespondencji, przygotowuje się jej datę i numer sprawy, o ile został nadany.
- Godziny kontaktu w sprawach administracyjnych należy potwierdzić przed wizytą.
Jak przygotować się do kontaktu lub wizyty?
Przy sprawie urzędowej najlepiej najpierw krótko opisać ją telefonicznie lub w wiadomości i ustalić, czy wymaga osobistej wizyty. Rodzaj potrzebnych dokumentów zależy od celu kontaktu: przy pytaniu o konkretny obiekt mogą być potrzebne jego dane adresowe i dokumentacja dotycząca rozpatrywanej kwestii, a przy odpowiedzi na pismo – jego kopia. Nie należy zakładać, że każdą sprawę da się załatwić w remizie OSP lub bez wcześniejszego ustalenia terminu. Jeśli pojawia się wątpliwość, czy obserwowana sytuacja stanowi zagrożenie wymagające pilnej reakcji, należy skorzystać z numeru alarmowego i opisać okoliczności osobie przyjmującej zgłoszenie.