Najpierw termin i zakres usługi
Przy organizacji wesela data jest pierwszą informacją, którą należy podać podczas kontaktu z firmą. Samo wolne miejsce w kalendarzu nie oznacza jeszcze, że usługa obejmie wszystko, czego oczekuje para młoda. Przy sali trzeba ustalić liczbę gości, czas udostępnienia obiektu, układ stołów i możliwość organizacji poprawin. Przy muzyce znaczenie mają godziny pracy, prowadzenie zabaw oraz to, czy sprzęt nagłośnieniowy i oświetlenie są w cenie. Fotografowi należy z kolei wskazać, czy zlecenie dotyczy samych przygotowań i ceremonii, czy również przyjęcia i sesji w innym dniu.
Mikołów leży blisko Katowic i Tychów, dlatego przy weselu z gośćmi dojeżdżającymi z różnych miejscowości przydaje się sprawdzenie trasy, parkingu oraz możliwości noclegu. Jeśli ceremonia i przyjęcie odbywają się w różnych miejscach, do planu dnia trzeba doliczyć przejazd i czas na zdjęcia. Te ustalenia wpływają nie tylko na wygodę gości, lecz także na godziny pracy zamówionych usługodawców.
Co ustalić przed wpłatą zaliczki?
Wstępna wycena powinna pokazywać, za co dokładnie naliczana jest opłata. Cena za osobę w lokalu może nie obejmować napojów, tortu, dekoracji czy posiłków dla usługodawców. Przy innych usługach dopłaty bywają związane z dojazdem, dodatkowymi godzinami pracy albo zmianą zakresu zlecenia. Przed wpłatą należy poprosić o pisemne potwierdzenie ustaleń, nawet jeśli szczegóły omawiano już telefonicznie.
- Czy wskazana cena jest ostateczna i co obejmuje?
- Do kiedy można zmienić liczbę gości lub zakres usługi?
- Jaka kwota jest płatna przy rezerwacji, a kiedy przypada reszta?
- Co dzieje się w razie odwołania lub przełożenia uroczystości?
Umowa i plan na dzień wesela
W umowie powinny znaleźć się data, miejsce, godziny pracy, szczegółowy zakres świadczenia, cena i terminy płatności. Należy też sprawdzić zapisy dotyczące rezygnacji, zmiany terminu oraz sytuacji, w której usługodawca nie może wykonać zlecenia. Zadatek i zaliczka nie są tym samym, dlatego nazwa wpłaty oraz zasady jej zwrotu powinny być zapisane jednoznacznie. Jeśli firma korzysta z podwykonawców, można zapytać, kto będzie obecny na miejscu i kto odpowiada za realizację usługi. Na kilka tygodni przed weselem dobrze jest potwierdzić godziny przyjazdu i przekazać osobom zaangażowanym w uroczystość ten sam plan dnia. Pozwala to wcześniej wychwycić kolizje, na przykład między dostawą dekoracji, przygotowaniem sali a przyjazdem fotografa. W przypadku przyjęcia trwającego do późna należy również ustalić, kto odpowiada za zakończenie prac i odbiór pozostawionych rzeczy.